A CHI È RIVOLTO?

A titolari, imprenditori e responsabili commerciali o marketing di PMI che ricevono già lead, richieste o preventivi, ma vogliono gestirli meglio.

Se oggi utilizzi ancora Excel, email, WhatsApp o un gestionale che non ti permette di seguire bene tutta la parte commerciale, questo evento è pensato per te.

Enti di formazione, academy e scuole professionali ricevono ogni giorno richieste da sito, email, telefono, WhatsApp e campagne marketing.

Quando queste informazioni vengono gestite con strumenti separati, aumenta il rischio di perdere contatti, dimenticare follow-up e avere poca visibilità sulle iscrizioni.

Con la nostra consulenza possiamo configurare Zoho per gestire l’intero processo in modo più organizzato: dalla prima richiesta fino all’iscrizione e, quando necessario, alla partecipazione al corso.

Il CRM può centralizzare contatti, corsi di interesse, attività commerciali e comunicazioni, automatizzando inoltre:

• assegnazione dei lead;
• promemoria e follow-up;
• comunicazioni automatiche;
• gestione delle iscrizioni;
• integrazione con moduli online e sistemi di pagamento;
• report e dashboard sull’andamento commerciale.

Per i corsi online è inoltre possibile collegare il CRM alle piattaforme formative, automatizzando conferme, comunicazioni e accessi.

Il risultato è un processo più semplice e controllato, con meno attività manuali e una visione completa di richieste, iscrizioni e partecipanti.

Ogni configurazione viene progettata sulla base delle reali esigenze dell’organizzazione, evitando soluzioni standard poco adatte all’operatività quotidiana.

Molte aziende dispongono già di numerosi dati commerciali, ma non sempre riescono a utilizzarli davvero.

Ordini, clienti, fatturato e storico delle vendite sono presenti nei sistemi aziendali, ma spesso vengono consultati in modo frammentato, senza una visione complessiva e immediata.

Il risultato è che molte decisioni continuano a essere prese sulla base di impressioni, esperienza o controlli manuali.

Attraverso la nostra consulenza possiamo configurare dashboard e report in Zoho Analytics collegati ai dati del CRM e degli ordini, in modo da rendere più semplice la lettura delle performance commerciali.

In base alle esigenze dell’azienda, è possibile impostare:

• andamento progressivo del fatturato;
• confronto tra periodi e confronto anno su anno;
• analisi dei clienti principali;
• distribuzione del fatturato;
• report sui clienti che incidono maggiormente sulle vendite;
• filtri dinamici per cliente, periodo, reparto o altre dimensioni;
• dashboard personalizzate per ruoli o aree aziendali;
• visualizzazioni grafiche aggiornabili automaticamente.

Questo permette di passare da semplici dati disponibili a una lettura più chiara di ciò che sta realmente accadendo.

Una dashboard ben configurata può aiutare a capire quali clienti stanno generando più valore, come stanno evolvendo le vendite nel tempo e dove si stanno verificando variazioni significative.

Inoltre, la struttura può essere ampliata con ulteriori analisi, ad esempio sulla marginalità, sulle fatture o sulle performance di singoli reparti.

L’obiettivo è semplice: avere numeri leggibili e aggiornati per prendere decisioni commerciali con maggiore consapevolezza.

Excel, WhatsApp, telefonate e appunti possono funzionare quando ordini e consegne sono pochi.

Con il tempo, però, le informazioni iniziano facilmente a distribuirsi tra strumenti diversi: un file contiene i clienti, gli ordini arrivano tramite messaggi o telefono, i giorni di consegna vengono annotati manualmente e alcuni dati devono essere ricopiati più volte.

Il problema non è il singolo strumento, ma la difficoltà di avere tutte le informazioni aggiornate nello stesso punto.

Attraverso una corretta configurazione di Zoho CRM, possiamo aiutare l’azienda a creare un processo più ordinato per la gestione di clienti, ordini e consegne.

In base alle esigenze operative, è possibile configurare:

• anagrafiche clienti centralizzate;
• prodotti e ordini collegati al cliente;
• giorno di consegna e fascia oraria;
• gestione degli ordini ricorrenti;
• viste e filtri per giorno, zona o stato della consegna;
• storico delle comunicazioni;
• report operativi per chi organizza o effettua le consegne;
• automazioni per ridurre inserimenti manuali e attività ripetitive;
• integrazioni con strumenti come WhatsApp, form online e campagne marketing.

L’obiettivo non è necessariamente cambiare tutto da un giorno all’altro.

Durante la consulenza possiamo partire dal processo utilizzato oggi dall’azienda e capire quali attività conviene centralizzare, quali automatizzare e quali mantenere inizialmente invariate.

In questo modo il CRM diventa progressivamente il punto di riferimento per sapere chi ha ordinato, cosa deve essere consegnato, quando, in quale fascia oraria e con quali informazioni operative.

Il risultato è una gestione più semplice, meno dati da ricopiare e una maggiore disponibilità delle informazioni quando servono.

Se oggi clienti, ordini e consegne vengono ancora gestiti tra Excel, telefono, WhatsApp e procedure manuali, possiamo analizzare insieme il processo e valutare quali configurazioni e automazioni introdurre.

Nelle aziende impiantistiche il problema spesso non è trovare il lavoro, ma riuscire a far circolare bene le informazioni dal primo contatto fino alla commessa.

Una richiesta può arrivare per telefono, via email, tramite passaparola o da un agente. Il preventivo viene preparato nel gestionale, il commerciale segue il cliente, il back office aggiorna alcune informazioni e, quando il lavoro viene acquisito, la gestione passa ai responsabili della commessa.

Finché i volumi sono contenuti, questo sistema può funzionare. Quando però aumentano clienti, preventivi e attività, diventa più facile perdere un follow-up, dimenticare un'informazione o avere dati aggiornati solo nella testa della persona che sta seguendo il lavoro.

Il CRM non deve diventare un altro gestionale da compilare

Uno dei timori più frequenti è proprio questo: introdurre un CRM e aggiungere ulteriori passaggi manuali.

Con una configurazione corretta, invece, possiamo utilizzare il CRM come punto di collegamento tra commerciale, back office e operatività, lasciando al gestionale le attività per cui è già utilizzato, come preventivi, materiali, ordini e consuntivazione.

Possiamo ad esempio strutturare un processo nel quale:

• le nuove richieste vengono raccolte e qualificate nel CRM;
• ogni opportunità segue una pipeline commerciale chiara;
• chiamate, email, note e attività restano collegate al cliente;
• vengono creati automaticamente promemoria e follow-up;
• quando il preventivo viene accettato, le informazioni passano alla fase di commessa;
• commerciale, ufficio e responsabili operativi possono consultare uno storico condiviso.

CRM e gestionale possono lavorare insieme

Non è necessariamente utile spostare tutto nel CRM.

Attraverso la nostra consulenza possiamo valutare quali dati devono rimanere nel gestionale e quali informazioni è utile rendere disponibili anche al team commerciale e operativo.

Ad esempio, possiamo studiare integrazioni per riportare nel CRM dati sintetici relativi a preventivi, stato della commessa o altre informazioni necessarie, evitando per quanto possibile il doppio inserimento.

Anche telefonia e automazioni possono entrare nel processo

Il CRM può inoltre essere collegato al centralino, quando la tecnologia utilizzata lo consente, per facilitare attività come:

• registrazione delle chiamate;
• riconoscimento del cliente;
• apertura automatica della relativa scheda;
• click-to-call;
• assegnazione della richiesta alla persona corretta.

In una fase successiva possono essere valutati anche strumenti di AI per aiutare nel primo filtro e nello smistamento delle chiamate.

L'obiettivo rimane sempre lo stesso: ridurre le attività manuali e lasciare alle persone solo le operazioni realmente utili.

Un passaggio di consegne più semplice

Quando una trattativa viene acquisita, il CRM può diventare il punto nel quale commerciale e operatività si incontrano.

Il responsabile della commessa può trovare le informazioni raccolte durante la vendita, le richieste del cliente, le attività già svolte e gli eventuali passaggi concordati, senza dover ricostruire tutto attraverso email, telefonate o file separati.

In base alla complessità del processo, possiamo gestire questa fase direttamente nel CRM oppure valutare l'integrazione con altri strumenti Zoho dedicati alla gestione delle attività e dei progetti.

Il risultato

Una configurazione costruita sul processo reale dell'azienda permette di ottenere maggiore continuità tra le diverse fasi:

Richiesta → Opportunità → Preventivo → Acquisizione → Commessa → Attività operative

Non si tratta di aggiungere un nuovo software da compilare, ma di creare un sistema che aiuti le persone a sapere cosa deve essere fatto, da chi e a che punto si trova ogni opportunità o commessa.

Anche nella vostra azienda le informazioni si disperdono nel passaggio tra commerciale, gestionale e gestione della commessa?

Possiamo analizzare insieme il vostro processo e valutare quali configurazioni, automazioni e integrazioni possono semplificarlo.

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Il prossimo cliente potrebbe essere già nel database

Molte aziende investono nella ricerca di nuovi contatti, ma trascurano clienti e potenziali clienti già acquisiti.

Nel database possono rimanere clienti inattivi, contatti raccolti durante fiere, richieste non sviluppate, preventivi senza risposta e opportunità commerciali mai concluse.

Questi contatti non sono necessariamente persi. Potrebbero avere nuove esigenze o essere nuovamente interessati a una proposta.

Perché i contatti vengono dimenticati

Quando i follow-up dipendono dalla memoria dei commerciali e le informazioni sono distribuite tra Excel, email, calendari e gestionali, diventa difficile sapere chi ricontattare e quando farlo.

Una corretta configurazione del CRM permette di centralizzare i dati, consultare lo storico delle comunicazioni e programmare le attività successive.

Organizzare e segmentare il database

I contatti possono essere importati nel CRM e classificati in base alla data dell’ultimo acquisto, al prodotto di interesse, all’origine del nominativo o alla presenza di precedenti preventivi.

È così possibile creare liste dedicate a:

• clienti senza ordini recenti;
• contatti mai richiamati;
• preventivi senza risposta;
• opportunità ferme da tempo.

Automatizzare la riattivazione

Il CRM può generare automaticamente promemoria, attività di richiamo e notifiche dopo un periodo di inattività.

Newsletter ed email mirate possono essere utilizzate per presentare nuovi servizi, invitare a eventi o riprendere proposte già valutate.

Aperture, click e risposte aiutano inoltre a individuare i contatti che mostrano un nuovo interesse, permettendo ai commerciali di concentrarsi sulle opportunità più promettenti.

Trasformare il database in uno strumento commerciale

CRM ASSISTANCE supporta le aziende nella configurazione di segmentazioni, viste operative, promemoria, campagne email, tracciamento delle interazioni e criteri di priorità.

L’obiettivo è ridurre i contatti dimenticati e generare nuove opportunità commerciali partendo da persone che conoscono già l’azienda.

I dati del tuo CRM sono davvero pronti per essere utilizzati?

Quando un'azienda decide di adottare un CRM, spesso il primo pensiero è: "Importiamo il file Excel e abbiamo finito."

In realtà è proprio questa la fase in cui si commettono gli errori che poi ci si trascina per mesi.

Capita spesso di trovare dati distribuiti tra Excel, file CSV, gestionali, rubriche o altri software. Se vengono importati senza una logica precisa, il risultato è un CRM pieno di duplicati, informazioni scollegate e dati difficili da utilizzare.

Per questo, prima di procedere con l'importazione, analizziamo sempre i dati disponibili e definiamo come devono essere organizzati all'interno del CRM.

Durante la configurazione ci occupiamo di:

• analizzare i file da importare;
• associare ogni informazione al campo corretto;
• mantenere i collegamenti tra aziende, contatti e opportunità;
• individuare ed eliminare eventuali duplicati;
• verificare che tutti i dati siano stati importati correttamente.

L'obiettivo non è semplicemente trasferire delle informazioni, ma consegnare un CRM già ordinato e pronto per essere utilizzato dal primo giorno.

Un'importazione fatta bene permette di partire più velocemente, lavorare con dati affidabili ed evitare di dover sistemare il database dopo settimane di utilizzo.

Perché un CRM efficace non nasce quando si conclude l'importazione.

Nasce quando i dati sono organizzati nel modo giusto.

Quando più agenti gestiscono clienti e trattative, le informazioni rischiano di rimanere disperse tra fogli Excel, telefoni, appunti personali e messaggi.

Diventa così difficile sapere quali clienti sono stati contattati, quali appuntamenti sono in programma, quali opportunità sono ancora aperte e quali attività devono essere completate.

Attraverso una configurazione CRM dedicata alla rete vendita possiamo organizzare tutto il lavoro commerciale in un unico sistema.

Ogni agente può gestire:

La visibilità dei dati può essere regolata in base ai ruoli e alla gerarchia aziendale. Ogni agente può quindi accedere esclusivamente alle informazioni di propria competenza, mentre il responsabile mantiene una visione completa dell’intera rete vendita.

Attraverso dashboard dedicate è possibile controllare rapidamente:

In questo modo ogni contatto, visita e trattativa rimane tracciata, lo storico è sempre accessibile e il lavoro degli agenti non dipende più dalla memoria personale.

Il CRM può inoltre essere ampliato con pipeline avanzate, gestione di prodotti e ordini, integrazioni con WhatsApp o sistemi di telefonia.

Più organizzazione per gli agenti, maggiore controllo per il responsabile e meno opportunità dimenticate.

Aperture e click sono indicatori importanti, ma non bastano per capire se una campagna email sta realmente contribuendo alle vendite.

Una newsletter può registrare un elevato numero di aperture senza generare ordini. Per valutare il vero impatto delle attività di marketing è quindi necessario seguire il comportamento del contatto anche dopo l’invio dell’email.

Attraverso specifiche configurazioni e automazioni possiamo collegare le campagne email al CRM e al processo di acquisto, permettendovi di verificare:

Il sistema può applicare automaticamente tag ai contatti, aggiornare le informazioni nel CRM e avviare journey di follow-up differenti in base alle azioni effettuate.

Ad esempio, chi apre una comunicazione ma non acquista può ricevere un approfondimento, mentre i contatti che cliccano su uno specifico prodotto possono essere inseriti in una segmentazione dedicata o assegnati al commerciale per un ricontatto.

In questo modo marketing e vendite lavorano sugli stessi dati, con una visione più chiara del percorso che porta dall’email all’ordine.

Potrete così ottenere report più accurati, migliorare le campagne successive e investire tempo e budget sulle attività che producono un ritorno misurabile.

Il marketing non dovrebbe limitarsi a inviare email: dovrebbe generare risultati verificabili.